الادارة اللاورقية

حلم يبدا في العالم و الينالم يصل ؟؟

مفهوم – عناصر – توجهات- الانترنت والادارة-

بعد دخول الانترنت و انتشارها في العالم وفي سورية اصبحنا نسمع مصطلحات مثل الادارة الالكترونية والحكومة الالكترونية والنقود الالكترونية والتجارة الالكترونية والتعليم الالكتروني وغير ذلك من المفاهيم ويبدوان تحسين الاداء الحكومي لن يتم بدون الثورة الإلكترونية وسأحاول في هذه العجالة السريعة ان ابين بعض عناصر الادارة الإلكترونية وماذا يعني هذا المفهوم وما هو مصيره والي اين يمضي علني اقدم فائدة للقراء عن هذه الموضوع الذي اراه هام جدا

•   الادارة الالكترونية هي وسيلة لرفع اداء وكفاءة الحكومة وليست بديلا عنها ولا تهدف إلى انهاء  دورها وهي ادارة بلا ورق لأنها تستخدم الارشيف الالكتروني والادلة والمفكرات اللكترونية والرسائل الصوتية وهي ادارة بلا مكان وتعتمد اساسا على الهاتف المحمول وهي ادارة بلا زمان حيث تعمل 24/7/365 اي العالم يعمل في الزمن الحقيقي 24 ساعة

وهي ادارة بلا تنظيمات جامدة فالمؤسسات الذكية تعتمد على عمال المعرفة وصناعات المعرفة واصبحت اليوم صناعات اللامعرفة تقذف الي الجنوب والى العرب والى العالم النامي

    توجهات الادارة الالكترونية

•        إدارة الملفات بدلا من حفظها

•        استعراض المحتويات بدلا من القراءة

•        مراجعة محتوى الوثيقة بدلا من كتابتها

•        الاجراءات التنفيذية بدلا من محاضر الاجتماعات

•        الانجازات بدلا من المتابعة

•        اكتشاف المشاكل بدلا من المتابعة

•        التجهيز الناجح للاجتماعات

   عناصر الادارة الالكترونية

•        تخفيف حدة المشكلات الناجمة عن تعامل طالب الخدمة مع موظف محدود الخبرة او غير معتدل المزاج

•        تهئية فرص ميسرة لتقديم الخدمات لطلابها من خلال الحاسب الآلي

•        الإدارة الالكترونية ليست بديل للحكومة العادية ولا تنهي دورها بل وسيلة لرفع أداء وكفاءة الحكومة

•        ادارة بلا أوراق حيث تتكون من البريد الالكتروني والأرشيف الالكتروني والرسائل الصوتية ونظم تطبيقات المتابعة الآلية

•        إدارة بلا مكان تتمثل في الهاتف المحمول والهاتف الدولي الجديد والعمل عن بعد  من خلال المؤسسات التخيلية

•   ادارة بلا زمان  تستمر 24 ساعة متواصلة  ففكرة الليل والنهار والصيف والشتاء لم  يعد لها مكان في العالم الجديد فنحن ننام وشعوب اخرى تستيقظ لذلك لابد من العمل المتواصل لمدة 24 ساعة حتى تتمكن من الاتصال بهم وقضاء مصالحنا

•        ادارة بلا تنظيمات جامدة:

فهي تعمل من خلال المؤسسات الشبكية والمؤسسات الذ كية التي تعتمد على صناعة المعرفة

 الانظمة الالكترونية اللازمة للادارة الالكترونية

•        انظمة المتابعة الفورية

•        انظمة الشراء الا لكتروني

•        انظمة الخدمة المتكاملة

•        النطم غير التقليدية الاخرى وتشمل:

-         نظم التعامل مع البيانات كبيرة الحجم

-         النظم الخبيرة والذكية

-         نظم تطوير العملية الانتاجية ( نظم التصميم والجودة والموردين )

-         نظم تطوير عمليات التسويق والتوزيع ( نقاط البيع ونظم ادارة العملاء)

-         نظم تطوير العلاقة مع مؤسسات التمويل ومنها البنوك الدولية والبورصات العالمية

مواصفات المدير الالكتروني

•        الابتكارية

•        المعلوماتية اي ان تكون لديه المعلومة حاضرة

•        التعددية متعدد المعارف

•        الحيوية يجب ان يتصف بالحيوية دائما

•        ان يعتمد نظام الذاكرة المؤسسية لإدارة موارد المؤسسة الكترونيا

•        إدارة الاعمال عن بعد

•        حفظ كافة الوثائق والاعمال الكترونيا

•        التحول الي المجتمع اللاورقي

•        ضبط الحضور والانصراف والاجتماعات الكترونيا

•        اعتماد دليل اتصال  داخلي وصادر ووارد الكتروني

•        حماية وسرية تداول المعلومات والبيانات في اقل وقت وبأقل التكاليف

•        منفتح ديناميكي واسع الاطلاع متابع لما يجري في حقل التطورات التقنية والاتصالتية

الانترنت والإدارة الحكومية

لا يوجد افضل من الانترنت لتصبح عنصرا ممكنا يستخدمه عدد كبير جدا من الناس

فالانترنت تمثل ذروة ما وصلت إليه  ثورة المعلومات والاتصالات المعاصرة وهي ترتبط بالمواطنين والقطاع الخاص والقطاع العام الحكومي معا

فهي بذلك المرشح الأمثل لتصبح العنصر الممكن للانتقال بالدارة الحكومية الي عصر جديد

 والنقلة النوعية التي تسعى الحكومات لتحقيقها حاليا هي ان تصبح حكومات الكترونية ولابد للحكومة من اعتماد المبادئ التالية:

-         التحول من إدارة المواطنين إلى خدمتهم

-         تقديم خدمات القطاع العام بأسلوب القطاع الخاص

-         تقليص التكاليف وزيادة الفعالية

-         التسهيل بدلا من التسيير

-         تمكين المواطنين من خدمة انفسهم بدلا من فرض شكل واحد من الخدمة عليهم

-         نقل صلاحيات المحاسبة والمراقبة من المديرين إلى المواطنين

-         إفساح المجال للآليات السوق ومراعاة اعتبارات الربحية

  وظيفة الحكومة التقليدية

•        الامن الداخلي والخارجي

•        صك النقود واعمال السيادة والقضاء

•        التعاملات مع المواطنين

•        التعاملات مع القطاع الخاص

•        التعاملات مع المؤسسات الحكومية الاخرى

•        الحكومة الالكترونية تستخدم الوسائل الالكترونية في هذه الامور بطريقة افضل واكفئ واكثر فعالية

•        الحكومة الإلكترونية تركز على بناء شبكة التعاملات وهي تنقل المجتمع من الثورة الصناعية الي ثورة الاتصالات

•        اي ان الحكومة الالكترونية هي المرحلة التالية للحكومة التقليدية

•        مميزات الحكومة الالكترونية:

-         زيادة سرعة التعاملات

-         تقليص النفقات  حيث ادى استخدام الانترنت إلى تقليل عدد الموظفين

-         كفاءة إدارة علاقات المواطنين

-         ارتفاع درجة رضى المواطنين في التعامل مع المواقع الإلكترونية الحكومية

-   الحكومة الالكترونية تقلل الاجراءات البيروقراطية من خلال العمل365*24*7 اي ان الحكومة الالكترونية تعمل 7 ايام في الاسبوع دون عطلات او اجازات ولمدة 24 ساعة في اليوم  وعلى مدار 365 يوم في السنة

-         نظم المعلومات اهم وقبل شراء تكنولوجيا المعلومات:

-         1- نوع المعلومات والبيانات محل التعامل

-         2- شكل المعلومات والبيانات محل التعامل

-         3-دور التكنولوجيا في تجهيز وحفظ واسترجاع المعلومات

-         4-دور العامل البشري في تجهيز وحفظ واسترجاع المعلومات

هل تقضي الحكومة والادارة الالكترونية على البيروقراطية؟؟

•        يقول بعض الباحثين بان الادارة الالكترونية للامور ستقضي على البيروقراطية

•   هذا صحيح حيث تقضي وتعمل على الغاء دور الموظفين الوسطاء لكن القضاء على بعض فئات البيروقراطية الحكومية يخلق بيروقراطية من نوع اخر تسمى بيروقراطية الكترونية  لكن البيروقراطية القادمة افضل من البيروقراطية الحالية وهي اكثر شفافية واكثر سرعة من التعاملات الورقية

كيف نخطط ونبدأ با لحكومة والادارة الإلكترونية؟؟

•        ضع كل ما يمكنك من معلومات في شكل الكتروني على الانترنت

من خلال نماذج للتعامل مع المواطن ومع القطاع الخاص ومع المؤسسات الحكومية

•        صنف الخدمات بطريقة صحيحة عبر الانترنت تبعا لنوع الخدمة

-         خدمات شخصية

-         خدمات تجارية

-         خدمات تعليمية

-         خدمات صحية

تبعا لمراحل العمر :

-   شهادة ميلاد – الكشف الطبي – الاتحاق بالمدارس – خدمات التجنيد – خدمات انتخابية- خدمات التشغيل والتوظيف-   

تبعا لنوع المستفيدين من الخدمة:

-         خدمات فردية تقدم للمواطن

-         خدمات مؤسسية تقدم للشركات والنوادي

•        يجب الحفاظ على امن المعلومات والتعاملات

•        يجب البدء بالقطاعات الاكثر إلحاحاً وردم الهوة بين النظري والتطبيقي وامتلاك الكادر البشري اولا

•   يجب توفير التمويل الكافي لان المشروع يحتاج الي اموال كبيرة وطائلة يجب البحث عن مصدر رسوم دائمة لسد نفقات التشغيل

•        يجب توظيف العناصر الماهرة واشاعة ثقافة التدريب ونشر الثقافة الالكترونية المبسطة والمتقدمة

•        يجب الاطلاع على تجارب وانجازات الحكومات الالكترونية التي سبقتنا ولها نفس ظروفنا

•        يجب توعية المواطنين والادارات الحكومية بفوائد وعوائد الحكومة الالكترونية

لا يكفي ان نعرف يجب ان نطبق

ولا يكفي ان نريد يجب ان نفعل

علينا العمل بهذا الاتجاه لان الميزة التنافسية اليوم ليست هبة الطبيعة وليست بترول ومناجم انها في الجماجم انها من صنع عقل الانسان وقدراته